Gestión Documental
Ofrecemos el servicio custodia y administración de la documentación física y electrónica (medio magnético) de nuestros clientes, que incluye consulta, préstamo y conservación de la misma.
SIAR S.A.S. garantiza la disponibilidad oportuna de los archivos, el control de préstamo y consulta de documentos entregados en custodia, con el propósito de mantener sus atributos como integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad durante el ciclo de vida del documento, dando cumplimiento a la Ley General de Archivo.
Beneficios
- Confidencialidad en el uso y manejo de su archivo.
- Recurso humano idóneo y experimentado con profesionales en administración documental.
- Depósito de almacenamiento especial con las condiciones técnicas requeridas de seguridad, control de temperatura, detectores de humo, sistema de extintores y control de plagas.
- Ubicación estratégica con excelentes vías de comunicación.
- Reducción de costos en la administración los documentos.
- Valoración y tecnificación de sus archivos como el patrimonio documental más importante de toda la entidad.
Realizamos el levantamiento y descripción detallada de cada unidad documental, siguiendo rigurosamente los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN).
Utilizamos el Formato Único de Inventario Documental (FUID) para asegurar un registro confiable y con validez normativa, facilitando la trazabilidad y consulta precisa. Este proceso es crucial para la gestión eficiente y el control archivístico.
Beneficios
- Cumplimiento estricto de la normatividad archivística colombiana.
- Obtención de una descripción clara y precisa de la información.
- Mejora la atención y respuesta ágil a usuarios internos y externos.
- Permite el acceso y control total sobre la documentación.
Implementamos procesos de clasificación, ordenación y depuración para optimizar la operatividad del archivo, tanto físico como electrónico.
La organización bajo estándares archivísticos permite alcanzar una eficiencia máxima en la administración, reduciendo la búsqueda manual de documentos y facilitando el cumplimiento normativo. Transformamos el caos en un sistema de información estructurado.
Beneficios
- Salvaguardar la información de valor legal, contable, histórica y científica.
- Trazabilidad e integridad de la Información.
- Acceso a la información ágil y oportuna.
- Oportunidad en las consultas a la hora de atender requerimientos.
Proveemos la gestión integral de los archivos físicos y electrónicos mediante recurso humano idóneo y experimentado en Administración Documental.
Aseguramos una rápida respuesta a las consultas y requerimientos, y apoyamos la normalización de todos los procesos bajo los más altos estándares de calidad y archivísticos, garantizando un flujo de trabajo eficiente y controlado.
Beneficios
- Reduce los costos administrativos.
- Recurso humano idóneo y experimentado con profesionales en Administración Documental.
- Ágil respuesta a necesidades de consulta de sus archivos.
- Aumenta la capacidad productiva.
- Se alcanza una eficiencia máxima en la administración de los procesos en el área Gestión documental.
- Normalización de la administración de los archivos, bajo los estándares de calidad y Normatividad de Archivos.
- Racionalización y aprovechamiento de los recursos físicos, técnico y humano en la Administración de la oficina de correspondencia.
Transformamos sus documentos físicos en formatos digitales de alta calidad y fácil acceso. Este proceso es fundamental para la migración a un entorno de gestión de contenido empresarial (ECM).
La digitalización garantiza el acceso ágil, oportuno y remoto a la información, soportando la toma de decisiones y permitiendo la trazabilidad e integridad de cada folio en un entorno digital seguro y controlado.
Beneficios
- Ahorro de espacio físico
- Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
- Garantiza la conservación del documento
- Amigable con el medio ambiente
Ofrecemos el suministro de insumos de archivo de la más alta calidad y especificaciones técnicas para la protección y almacenamiento de sus documentos.
Nuestros insumos, como las cajas referencia X-200 y carpetas especializadas, están diseñados para el almacenamiento seguro y vertical, garantizando la durabilidad y protección física de sus documentos según la normativa vigente y los más altos estándares de conservación.
