INSTRUCTIVO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SIAR.

OBJETO

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos para el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales que componen las bases de datos respecto de las cuales SIAR SAS actúa como Responsable y/o Encargado, así como los derechos de los Titulares de los datos personales, los compromisos adquiridos por SIAR SAS con los Titulares de los datos, en su calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento y el procedimiento adoptado para que los Titulares puedan ejercer adecuadamente sus derechos.

ALCANCE

Este documento se aplica al tratamiento de los datos personales que recopile SIAR SAS, en lo sucesivo, SIAR SAS dependiendo de su naturaleza y finalidad, podrá ostentar la calidad de Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de los datos personales que compongan las respectivas Base de Datos.

SIAR SAS se encuentra domiciliada en Calle 110 No 6Q – 522 Lote 19 Bodega A4, Centro Industrial Zona Express, Barranquilla, Colombia, correo electrónico: info@siar.com.co

DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Es un documento verbal o escrito exigido por la ley que informa a los titulares de la información sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos, así como sobre las formas de acceder a ellas y el propósito de la recolección y uso de sus datos personales.

Autorización: Es el consentimiento otorgado por una persona para que las empresas o entidades responsables del tratamiento de datos personales puedan utilizar dicha información.

Base de datos: Es un conjunto organizado de datos personales que se somete a tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o asociable a una persona específica, como su nombre o número de identificación, o que permita identificarla, como sus características físicas.

Dato privado: Información de carácter íntimo o reservado que solo es relevante para el titular, como sus gustos o preferencias personales.

Dato público: Información personal considerada de acceso público, como datos sobre el estado civil, profesión, o cargos oficiales de una persona. Estos datos pueden estar disponibles en registros públicos, documentos oficiales, gacetas, boletines y sentencias judiciales no reservadas.

Dato semiprivado: Información que no es íntima ni pública, pero cuya divulgación puede interesar a un sector específico o a la sociedad en general. Ejemplos incluyen datos financieros y crediticios relacionados con actividades comerciales o de servicios.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o puede llevar a su discriminación, incluyendo datos sobre origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos o organizaciones sociales, así como información sobre salud, vida sexual y datos biométricos.

Dato biométrico: Datos relacionados con las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que permiten su identificación.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que procesa datos personales bajo la dirección y de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre el propósito y el manejo de los datos personales en una base de datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales están sujetos a tratamiento.

Transferencia: Acción del responsable o encargado del tratamiento de datos personales al enviar la información a otro receptor, quien se convierte en nuevo responsable del tratamiento de dichos datos.

Transmisión: Proceso de comunicación de datos personales, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, para realizar un tratamiento por parte del encargado en nombre del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas con datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a SIAR SAS en virtud de una relación contractual.

Cliente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios comercializados o proporcionados por SIAR SAS.

CONDICIONES GENERALES

En cuanto a lo no regulado por el presente documento, se estará a lo dispuesto por las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1727 de 2009 y el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que les sean complementarias.

DESARROLLO

4.1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para el adecuado tratamiento de los datos personales que componen las Bases de Datos al igual que en lo referente a la interpretación y ejecución de las presentes políticas, se acatarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

4.1.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD

En todas las etapas y actividades de tratamiento de la información realizadas por SIAR SAS, ya sea en calidad de Responsable, Encargado, o cualquier otra persona designada como Encargado del Tratamiento, se aplicarán no solo las disposiciones establecidas en la presente política, sino también las normas correspondientes y todas las que las reglamenten, modifiquen, adicionen o supriman.

4.1.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD

El tratamiento de los datos personales recolectados por SIAR SAS tendrá una finalidad legítima, específica e informada, conforme a lo establecido en la Constitución Política y la Ley. Esta finalidad será claramente comunicada al titular de los datos.

4.1.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD

El tratamiento de datos personales solo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. SIAR SAS no recolectará ni divulgará datos personales sin la autorización previa del titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que dispense el consentimiento.

4.1.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

SIAR SAS se compromete a garantizar que los datos personales en sus bases de datos sean verídicos, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se abstendrá de tratar datos que sean parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error.

4.1.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

SIAR SAS asegura el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos personales que le conciernen.

4.1.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA

El acceso a la información contenida en la base de datos está restringido al personal especializado y debidamente capacitado para manejar dicha información. SIAR SAS no publica datos personales en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso esté técnicamente controlado para permitir el conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

4.1.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD

SIAR SAS ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas a la naturaleza de los datos tratados para garantizar la seguridad de los registros y evitar que sean adulterados, extraviados, consultados, utilizados o accedidos por personal no autorizado o mediante medios fraudulentos.

4.1.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

El acceso y uso de este sitio están sujetos a la legislación y reglamentación aplicables, así como a los términos y condiciones establecidos en este documento. Al acceder y utilizar el sitio web, usted acepta estos términos y condiciones sin limitación ni condicionamiento, y reconoce que sustituyen y anulan cualquier acuerdo previo relacionado con el uso del sitio entre usted y SIAR SAS.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. BASE DE DATOS

SIAR SAS, en calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, recopila, almacena, utiliza, circula y suprime datos personales de personas naturales con quienes mantiene o ha mantenido una relación. Esto incluye, pero no se limita a, trabajadores y sus familiares, proveedores y clientes, con el fin de desarrollar adecuadamente su objeto social y fortalecer sus relaciones con terceros.

5.2. FINALIDAD

A modo enunciativo y sin perjuicio de que SIAR SAS pueda recopilar y gestionar bases de datos adicionales a las mencionadas a continuación, los datos personales son tratados por SIAR SAS con las siguientes finalidades:

5.2.1. BASE DE DATOS DE EMPLEADOS

SIAR SAS recopila datos personales de candidatos, empleados y sus familiares, así como de candidatos y empleados de terceros cuando actúa como Encargado del Tratamiento de estos datos. La finalidad de esta recopilación incluye:

Establecer canales de comunicación con los titulares de los datos personales.
Gestionar procesos de selección, contratación, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño, competencias, inducción, formación, seguridad y salud en el trabajo.
Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos laborales vigentes, ya sea directamente o a través de terceros.
Atender las obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de SIAR SAS o del Responsable de la base de datos, tanto dentro como fuera del territorio nacional, cuando SIAR SAS actúe como Encargado.
Ejecutar programas de formación y capacitación para los empleados.
Realizar evaluaciones de desempeño de los empleados.
Implementar medidas de control y seguridad en las instalaciones.
Garantizar la seguridad y realizar pruebas ante autoridades judiciales o administrativas, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o proporcionados por el titular a la empresa de vigilancia para el acceso a las instalaciones de SIAR SAS.
Cumplir con obligaciones tributarias, incluyendo el envío de información a autoridades fiscales.
Transmitir o transferir total o parcialmente los datos a diferentes áreas de SIAR SAS, así como a contratistas, accionistas, filiales y asociadas, cuando sea necesario para fines comerciales, financieros, administrativos y operativos. Esto incluye datos sensibles, según los términos y condiciones establecidos en el presente instructivo, principalmente para facilitar la operación, incluyendo reportes a autoridades de control y vigilancia, y otros usos relacionados con las finalidades mencionadas.

5.2.2. BASES DE DATOS PROVEEDORES

SIAR SAS recopila datos personales de (i) proveedores, (ii) potenciales proveedores, (iii) empleados o personas de contacto de proveedores, (iv) empleados o personas de contacto de potenciales proveedores propios y de terceros cuando actúa en calidad de Encargado del Tratamiento dichos datos que facilitan entre otros, los procesos de contratación y la ejecución y verificación del cumplimiento de las diversas obligaciones contractuales, con las siguientes finalidades:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en el párrafo anterior.
Evaluación de la calidad de los productos y servicios
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de SIAR SAS o del Responsable de la base de datos, cuando SIAR SAS actúe respecto de esta como Encargado.
Adopción de medidas de control y seguridad en las instalaciones que tenga a su
Análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones
Análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales
Análisis para hacer estudios de mercado o investigaciones comerciales o estadísticas.
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de SIAR SAS.
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades
Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de SIAR SAS así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de SIAR SAS cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo Datos Sensibles, de acuerdo con los términos

5.2.3. BASES DE DATOS DE CLIENTES.

SIAR SAS recopila datos personales de clientes actuales, anteriores y potenciales, así como de algunas personas de contacto de clientes actuales, anteriores y potenciales tanto propios como de terceros cuando actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, con las siguientes finalidades:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales.

Evaluación de la calidad de los servicios
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de SIAR SAS o del Responsable de la base de datos, cuando SIAR SAS actúe respecto de esta como Encargado.
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de SIAR SAS
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades tributarias
Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de SIAR SAS así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de SIAR SAS cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo Datos Sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones del presente instructivo, según sean aplicables, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia y demás usos para los fines mencionados.

5.2.4. BASE DE DATOS DE CORRESPONSALES.

SIAR SAS recopila datos personales de corresponsales actuales, anteriores y potenciales, tanto propios como de terceros cuando actúa como Encargado del Tratamiento de dichos datos, con las siguientes finalidades:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos
Evaluación de la calidad de los servicios
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de SIAR SAS o del Responsable de la base de datos, cuando SIAR SAS actúe respecto de esta como Encargado.
Invitación a participar en programas de formación y capacitación de
De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa, cuando los datos sean obtenidos a través de grabaciones o suministrados por el Titular a la empresa de vigilancia para el ingreso o permanencia en las instalaciones de SIAR SAS
Fines tributarios, incluido el envío de información a autoridades
Transmisión o transferencia total o parcial a las diferentes áreas de SIAR SAS así como a contratistas, accionistas, subordinadas y asociadas de SIAR SAS cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo Datos Sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones del presente instructivo según sean aplicables, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a reportes a autoridades de control y vigilancia y demás usos para los fines mencionados.

5.3. AUTORIZACIÓN

Las actividades de tratamiento de datos personales reguladas por esta política se llevarán a cabo únicamente sobre aquellos datos cuyos titulares hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada.

No obstante, SIAR SAS se reserva el derecho de realizar actividades de tratamiento sobre información para la cual no se requiera autorización, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables. En estos casos, SIAR SAS mantendrá los compromisos asumidos con los titulares de datos según lo establecido en esta política.

Para los fines pertinentes, SIAR SAS podrá obtener los datos a tratar mediante recolección directa, siempre con la autorización correspondiente, o a partir de bases de datos.

5.4. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en formato físico, electrónico o en cualquier otro medio que asegure su posterior consulta. También puede obtenerse mediante un mecanismo técnico o tecnológico adecuado que permita concluir de manera inequívoca que, de no haber sido otorgada la autorización por parte del titular, los datos no habrían sido recolectados ni almacenados en la base de datos. El formato de la autorización será elaborado por SIAR SAS y se pondrá a disposición del titular antes de iniciar el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias.

Este procedimiento de autorización garantice que el titular esté informado de que su información personal será recogida y utilizada para fines específicos y claramente definidos, y le garantiza el derecho a solicitar acceso, actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos proporcionados por SIAR SAS. De esta manera, el titular puede tomar decisiones informadas sobre sus datos personales y controlar el uso de su información.

Al solicitar la autorización del titular, SIAR SAS proporcionará la siguiente información de manera clara y expresa:

La naturaleza del tratamiento de los datos y su finalidad.
Los datos que serán recolectados.
Los derechos que le corresponden como titular.
En caso de tratarse de datos sensibles, el derecho a decidir si proporciona o no la información solicitada.
La identificación, dirección física y/o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

5.5. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

SIAR SAS adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

5.6. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

5.7. CONTENIDO MINIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento;
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo;
Los derechos que le asisten al Titular;
Los mecanismos generales dispuestos por SIAR SAS para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.

5.8. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

SIAR SAS conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, SIAR SAS podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

DERECHOS Y DEBERES

6.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

El Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento o así lo establezcan las normas aplicables;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley de Protección de Datos o aquellas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando: (i) En el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento; y/o (ii) Así lo solicite voluntariamente, salvo que exista obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

6.2. DEBERES DE SIAR SAS CUANDO ACTUE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Cuando actúe como responsable del Tratamiento, SIAR SAS velará por el cumplimiento de:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar la Autorización al Titular
Conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular;
Entregar copia de la Autorización cuando el Titular o quien esté autorizado, la solicite;
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten con ocasión de su Autorización;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y

PARÁGRAFO: SIAR SAS se reserva la facultad de delegar ciertas actividades de tratamiento a un tercero, para que las ejecute en su nombre, caso en el cual este último observará los deberes establecidos en la sección 17 de la presente política.

6.3. DEBERES DE SIAR SAS CUANDO ACTUE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Cuando SIAR SAS actúe como Encargado del Tratamiento, velará por el cumplimiento de:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares;
Contar con un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley de Protección de Datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DATOS PERSONALES SENSIBLES

7.1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

SIAR SAS reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles, por lo cual, SIAR SAS ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales
Se obtenga la autorización expresa, informada y facultativa de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

PROCESO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

8.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular solicitudes y consultas para:

Conocer la información personal del Titular que repose en SIAR SAS
Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a SIAR SAS para tratar sus Datos Personales.

Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, SIAR SAS sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

El procedimiento para la atención de las consultas sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a SIAR SAS sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

Requerimiento escrito en: Calle 110 No 6Q – 522 Lote 19 Bodega A4, Centro Industrial Zona Express, en la ciudad de Barranquilla

Correo electrónico a la dirección: info@siar.com.co

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, SIAR SAS lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los términos antes mencionados pueden variar en caso que se emitan leyes o reglamentos que establezcan términos inferiores, de acuerdo con la naturaleza el Dato Personal.

8.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado podrá formular reclamaciones para:

Actualizar, modificar, rectificar o suprimir los datos del Titular,
Revocar la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos
Presentar un reclamo cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de SIAR SAS relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales y las normas que la complementen o modifiquen.
El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando: (i) no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que SIAR SAS debe cumplir en materia de retención documental. En consecuencia, SIAR SAS suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables

El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrán formular reclamos a SIAR SAS cuando: (i) Considere que la información del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, (ii) Advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos, o (iii) Revoque la autorización para el Tratamiento del Titular.
El interesado (El Titular o quien esté autorizado para ello) podrá formular el reclamo a través de los canales mencionados en el numeral 8.1 del presente documento.
El reclamo del interesado debe contener: la identificación del Titular (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, dirección y teléfono de contacto y el e-mail (opcional), la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo los documentos que soporten su reclamación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.
Si el reclamo está incompleto, SIAR SAS solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo en SIAR SAS Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
SIAR SAS atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en SIAR SAS Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el (las) área(s) responsables de dar respuesta al interior de SIAR SAS, informará(n) al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.3. LEGITIMIDAD

Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en las disposiciones anteriores de este instructivo y los demás reconocidos por la ley, el titular del dato, sus causahabientes y las personas autorizadas por aquel o estos; en los dos últimos casos, se deberá acreditar la calidad cuyo reconocimiento se solicita, a través de mecanismos idóneos.

8.4. COMPETENCIA

SIAR SAS designa al proceso de mejoramiento para velar por la protección de los datos personales que reposen en las bases de datos y dar trámite a las solicitudes y reclamos de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, a través de los canales establecidos en el numeral 20.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

SIAR SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de tratamiento, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o por medios fraudulentos.

DISPOSICIONES FINALES

10.1 VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación el XXXXX de 2024.

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización serán comunicados oportunamente a los Titulares a través de la página web y por cualquier otro mecanismo idóneo y eficaz, antes de implementar las nuevas políticas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.