Todas las empresas deben conservar los documentos emitidos y recibidos en el ejercicio de su actividad durante un período establecido por ley, los tiempos de conservación varían según la naturaleza de los documentos y las obligaciones legales, Sin embargo, las empresas pueden conservarlos durante más tiempo si así lo desea.
Si nos ponemos a analizar los riesgos que pueden existir en la administración de los archivos se podría decir que todos los documentos, están expuestos a situaciones que ponen en peligro su integridad, Una de las peores circunstancias que puedes sufrir como empresario es tener que manifestarles a tus clientes que todos los datos se han perdido porque, por ejemplo:
- Un incendio acaba de convertir en cenizas tus archivos
- Que hubo una pérdida o robo
- O simplemente deterioro por el tiempo
Esto sin lugar a dudas es una total calamidad que se traduce netamente en pérdidas considerables. Y ¿sabes qué es lo peor? Que estas son situaciones posibles y de la que no estás exento, por ello, lo mejor es que siempre estés preparado. Tal vez te estés preguntando: ¿de qué manera puedo prepararme para que no me suceda esta situación?, la respuesta es simple:
SERVICIO DE CUSTODIA DE ARCHIVOS:
Dicha acción hace referencia a todas medidas o acciones que da la posibilidad de proteger su patrimonio informativo, asegurando el acceso para los usuarios presentes y futuros.
En todo caso Puedes elegir entre pasar el tiempo elaborando estatutos, incrementar el gasto de dinero o espacio (del que muchas veces no dispones) haciendo adecuaciones y capacitando a tu personal o contratando personal de acuerdo al volumen de tu archivo o, una opción mucho más recomendable, seria asegurar tu información dejándolo en manos de profesionales en Gestión Documental, adquiriendo para tu empresa un servicio de CUSTODIA DE ARCHIVOS.
