Casos de Éxito con Nuestros Clientes - Afinia
Implementamos un servicio integral de gestión
documental que abarcó la recolección, organización,
codificación, custodia, digitalización, consulta, y
conservación de los archivos físicos, tanto activos
como inactivos de cada una de las Territoriales
Desafíos Identificados
- Desorganización física y digital de los archivos.
- Dificultad para localizar y acceder a la información.
- Falta de clasificación, valoración y control documental.
- Almacenamiento inadecuado.
- Bajo conocimiento del personal frente a procesos archivísticos.
- Incumplimiento de los lineamientos del AGN.
Impacto del Proyecto
- Optimización en los tiempos de consulta y recuperación de información
- Fortalecimiento de la seguridad, trazabilidad y control
documental. - Cumplimiento de la normatividad archivística vigente.
- Reducción del riesgo de pérdida de información sensible.
- Liberación y mejor aprovechamiento del espacio físico.
Recepción y Validación de Unidades de Conservación
Se realizo recoleccion. Punteo por unidad documental y Transporte de 4.387 cajas de archivos en la territorial de:
- Territorial Bolívar Norte
- Territorial Bolívar Sur
- Territorial Sucre
- Territorial Córdoba
- Territorial Cesar
Organización de Archivo
Organizamos 2.659 metros lineales de archivo de acuerdo con los lineamientos del AGN de:
- Talento Humano (Historias Laborales activas e inactivas) (Historial de Practicantes)
- Comercial (Historial de Clientes)
Organización de Archivo
Organizamos 2.659 metros lineales de archivo de acuerdo con los lineamientos del AGN de:
- Talento Humano (Historias Laborales activas e inactivas) (Historial de Practicantes)
- Comercial (Historial de Clientes)
Inserción de Documentos
Se han insertado 2.907.831 documentos correspondiente a los siguientes tipo de documentos:
- Tipo de documentos que hacen parte de las Historias Laborales
- Tipo de documentos que hacen parte de expedientes de Clientes
Almacenamiento de Archivo y Consultas
Administracion y Custodia de 5.336 cajas de archivos de las secciones y subsecciones:
- Gerencia General
- Direccion Comercial
- Gerencia de Finanzas
- Gerencia de Proyectos
- Gerencia Servicios Emp
Consulta: 79.127 Imagenes
Instrumentos de Archivo
Se elaboraron los siguientes Instrumentos:
- 56 Tablas de Retención Documental (TRD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
- Procedimiento Organización de Historial Laborales