En 2018, SIAR S.A.S. Inicio el proyecto de gestión documental con Aguas de Cartagena S.A. E.SP, con el propósito de mejorar la administración de archivos y la gestión de documentos, conforme a la normatividad archivística vigente y los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN):
Desafíos Identificados
- Ausencia de políticas y procedimientos archivísticos
- Desorganización física y digital
- Falta de clasificación y valoración documental
- Almacenamiento inadecuado
- Desconocimiento del personal
- No cumplimiento normativo
Impacto del Proyecto
- Mejora integral en la eficiencia, trazabilidad y conservación documental
- Fortalecimiento de la cultura archivística institucional
- Cumplimiento normativo con el AGN y demás entes reguladores
- Optimización del espacio físico y acceso ágil a la información
Inventario documental del Fondo Documental Acumulado
Se realizo Inventario a 3.223 Metros Lineales, que equivalen a 7.572 caja de archivo Correspondiente a 83.889 Unidades Documentales
Organización de Archivos de Gestión
Se Organizaron 1.000 Metros Lineales de Archivos de Gestión, correspondiente a 300.000 expedientes de Usuarios (Pólizas de Abono) y archivos de:
- Departamento Jurídico
- Nomina
- Recursos Humanos
- Contabilidad
Instrumentos Archivístico
Se Elaboraron los siguientes Instrumentos:
- 35 Tablas de Valoración Documental (TVD)
- 43 Tablas de Retención Documental (TRD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Plan Institucional de Archivo (PINAR)
- Política de Gestión Documental
Digitalización de Documentos
Se Digitalizaron 3.000.000 de Imágenes correspondiente a la serie Póliza de Abono y documentos Contables
Software de Gestión Documental ABOX
Implementación Software ABOX.
Conformación de 300.000 expedientes de Usuarios (Pólizas de Abono)