Ofrecemos el servicio custodia y administración de la documentación física y electrónica (medio magnético) de nuestros clientes, que incluye consulta, préstamo y conservación de la misma.
SIAR S.A.S. garantiza la disponibilidad oportuna de los archivos, el control de préstamo y consulta de documentos entregados en custodia, con el propósito de mantener sus atributos como integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad durante el ciclo de vida del documento, dando cumplimiento a la Ley General de Archivo.
Beneficios:
– Confidencialidad en el uso y manejo de su archivo.
– Recurso humano idóneo y experimentado con profesionales en administración documental.
– Depósito de almacenamiento especial con las condiciones técnicas requeridas de seguridad, control de temperatura, detectores de humo, sistema de extintores y control de plagas.
– Ubicación estratégica con excelentes vías de comunicación.
– Reducción de costos en la administración los documentos.
– Valoración y tecnificación de sus archivos como el patrimonio documental más importante de toda la entidad.
Este servicio le permite al cliente obtener una descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa, la recuperación y el acceso a la información, y su consulta (Archivo General de la Nación). Para su elaboración o levantamiento, SIAR S.A.S. utiliza el formato único de inventario documental (FUID).
Beneficios:
– Ágil y efectiva atención a los Usuarios internos y externos.
– Permite el acceso y control a la documentación.
– Permite obtener una descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales.
– Garantiza de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta.
Mediante una estructura de búsqueda y administración, SIAR S.A.S. aborda las áreas críticas de la empresa como el archivo inactivo, de gestión y central, de tal forma que pueda llegar hasta etapas como la clasificación por series o tipologías documentales, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo, lo que finalmente le permite al cliente localizar de manera rápida y efectiva sus archivos de valor.
Beneficios:
– Salvaguardar la información de valor legal, contable, histórica y científica.
– Trazabilidad e integridad de la Información.
– Acceso a la información ágil y oportuna.
– Oportunidad en las consultas a la hora de atender requerimientos.
Suministramos y supervisamos personal altamente capacitado y especializado que se encarga de administrar la documentación, gestionar los recursos humanos y materiales de sus archivos, y de aplicar los principios y procesos archivísticos desde las instalaciones de su empresa, con el fin de facilitar a sus usuarios el acceso a la información.
Beneficios:
– Reduce los costos administrativos.
– Recurso humano idóneo y experimentado con profesionales en Administración Documental.
– Ágil respuesta a necesidades de consulta de sus archivos.
– Aumenta la capacidad productiva.
– Se alcanza una eficiencia máxima en la administración de los procesos en el área Gestión documental.
– Normalización de la administración de los archivos, bajo los estándares de calidad y Normatividad de Archivos.
– Racionalización y aprovechamiento de los recursos físicos, técnico y humano en la Administración de la oficina de correspondencia.
Este servicio le permite al cliente convertir un documento de archivo en una imagen digital de alta resolución. SIAR S.A.S. utiliza Hardware y Software especializados, a fin de garantizar la conservación, consulta y distribución masiva del documento, ya sea a través de la Intranet o Extranet de su empresa, este proceso incluye recogida de documentos, digitalización, indexación y validación de campos.
Beneficios:
– Ahorro de espacio físico
– Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
– Garantiza la conservación del documento
– Amigable con el medio ambiente
CAJAS DE ARCHIVO REFERENCIA X-200:
Para almacenamiento de folders y carpetas tamaño oficio verticalmente. – Calibre 790. – Troquelada, Color Kraft. – Paredes de cartón reforzado para mayor resistencia – Con capacidad de hasta 6 Kg – Permite apilar verticalmente hasta 4 cajas iguales – Medidas: Ancho: 21cm X Alto: 26 cm X Largo: 40cm.
CAJAS DE ARCHIVO REFERENCIA X-300:
Para almacenamiento de folders y carpetas tamaño oficio verticalmente. – Calibre 790. – Troquelada, Color Kraft. – Paredes de cartón reforzado para mayor resistencia – Con capacidad de hasta 10 Kg – Permite apilar verticalmente hasta 4 cajas iguales – Medidas: Ancho: 30 cm X Alto: 27 cm X Largo: 38 cm.
CARPETAS 4 ALETAS:
Tamaño Oficio – Con capacidad de almacenamiento de hasta 200 folios. – Propalcote 320.