Tus documentos solo duran tanto como las cajas que los guardan
La mayoría de las empresas se enfocan en organizar, clasificar y archivar… pero olvidan algo fundamental: los documentos solo están tan seguros como el contenedor que los protege.
Si tus documentos viven en cajas deterioradas, carpetas improvisadas o material no técnico, estás abriendo la puerta a:
- Pérdida acelerada de información
- Plagas y riesgos biológicos
- Costos ocultos
- Demandas laborales o sanciones normativas
El suministro archivístico no es un accesorio. Es la infraestructura esencial que garantiza conservación, orden y cumplimiento normativo. Y en este artículo entenderás por qué elegir cajas y carpetas certificadas marca la diferencia.
¿Qué es el suministro archivístico?
El suministro archivístico incluye todos los insumos diseñados para almacenar documentos de manera técnica, segura y conforme a la normativa del Archivo General de la Nación:
- Cajas normativas X200 y X300
- Carpetas de cuatro aletas (desacidificadas)
- Carpetas de doble tapa
- Rótulos e identificadores
- Materiales técnicos que controlan la degradación del papel
Estos insumos están fabricados para soportar décadas de conservación, especialmente en documentos críticos:
- Historias laborales
- Historias clínicas
- Expedientes jurídicos
- Documentos contables o administrativos de larga vigencia
¿Por qué importa tanto? Riesgos de usar cajas y carpetas no normativas
Muchas empresas almacenan su archivo en cajas de cartón comunes, carpetas no desacidificadas o materiales improvisados. Esto genera riesgos reales, demostrados en auditorías y experiencias de clientes de SIAR.
1. Riesgos biológicos: plagas, hongos e infecciones
Documentos guardados por años en cajas inadecuadas pueden desarrollar hongos, bacterias, humedad, malos olores e insectos o roedores.
Uno de los casos más críticos documentados por SIAR:
Un trabajador, de una empresa cliente, sufrió una infección ocular grave tras manipular un documento contaminado, lo que derivó en una demanda válida por riesgo biológico generado por un archivo mal conservado.
2. Degradación del papel
El cartón común es ácido. Esto significa que, con el tiempo, el folio se vuelve amarillo, se quiebra, se pulveriza y se vuelve ilegible.
3. Sanciones por incumplimiento normativo
Normas como AGN – Requisitos de conservación, MinTrabajo – Circular 04 de 2023 y regulaciones de historias clínicas exigen conservación prolongada.
4. Pérdida de información estratégica
Cuando los documentos se mojen, se mezclen, se contaminen o colapsen dentro de cajas deterioradas, la información se vuelve ilegible, se extravía o se pierde para siempre.
En expedientes laborales, jurídicos o de salud, la pérdida de un solo documento puede costar millones.
Beneficios de usar suministro archivístico normativo
1. Conservación por décadas
Las cajas X200/X300 y las carpetas de cuatro aletas están diseñadas para:
- Resistir humedad
- Impedir hongos
- Controlar acidez
- Evitar deterioro físico
Son insumos creados específicamente para conservación prolongada.
2. Organización eficiente
Las cajas normativas permiten:
- Ubicación más rápida
- Clasificación por series
- Folio controlado
- Mejor inventario
Esto reduce tiempos operativos y mejora auditorías.
3. Seguridad operativa y física
Una caja no normativa puede:
- Colapsar
- Caerse
- Romper al manipularse
Esto representa un riesgo para las personas (golpes, accidentes) y para la información.
4. Cumplimiento legal asegurado
Los insumos normativos cumplen con los estándares del AGN y de normativas sectoriales.
Son la base para evitar sanciones y mantener un archivo auditable.
Beneficio adicional: Mayor profesionalismo en la gestión documental.
¿Qué insumos necesita tu empresa? Recomendaciones por tamaño y sector
Empresas pequeñas
- Cajas X200
- Carpetas 4 aletas
- Rótulos básicos
Perfecto para documentos administrativos y archivos activos.
Empresas medianas y grandes
- Cajas X300 (mayor capacidad y resistencia)
- Carpetas doble tapa
- Identificadores y rótulos internos
- Material desacidificado para expedientes complejos
Sectores con requisitos especiales
Salud:
- Cajas reforzadas
- Carpetas resistentes a manipulación constante
- Identificación visible por historia clínica
Jurídico:
- Rótulo de proceso
- Carpetas de alta resistencia
- Cajas X300 para expedientes voluminosos
Educativo:
- Cajas por cohorte o año
- Identificación por programa académico
Invertir en cajas y carpetas certificadas cuesta poco… perder un archivo cuesta demasiado
El suministro archivístico es una de las inversiones más subestimadas… y también una de las más rentables y protectoras para una empresa.
Una caja normativa cuesta menos que:
- Recuperar documentos dañados
- Pagar una sanción laboral
- Responder a una demanda
- Sufrir un incidente de salud por plagas o bacterias
La diferencia entre usar suministro archivístico normativo y materiales comunes no es solo de precio, sino de protección real para tu empresa:
- Prevención de riesgos: Evitas problemas antes de que ocurran
- Ahorro a largo plazo: Inversión que se paga sola con el tiempo
- Tranquilidad operativa: Sabes que tus documentos están seguros
- Cumplimiento garantizado: Sin sorpresas en auditorías
Un archivo seguro empieza por una caja segura.
Beneficios directos
Productividad
Libera espacio de oficina y aumenta productividad.
Cero Riesgos
Evita riesgos legales, multas y sanciones.
Salud
Reduce la exposición a contaminantes y riesgos laborales.
Seguridad
Garantiza seguridad y confidencialidad.
Rapidez
Acceso rápido a documentos cuando los necesites.
"Al trasladar nuestro archivo a SIAR liberamos una oficina completa y eliminamos problemas de humedad y plagas. La búsqueda de documentos pasó de días a minutos."
- Cliente Satisfecho¿Quieres saber qué insumos necesita tu empresa?
En SIAR te asesoramos según tu volumen, sector y riesgos.
Contáctanos aquí y te guiamos paso a paso.