Custodia Documental
La solución para recuperar espacio, seguridad y control en tu empresa
Solicitar Asesoría¿Qué es la custodia documental?
La custodia documental es el servicio de almacenamiento seguro, técnico y normativo de documentos en bodegas especializadas. Un proveedor profesional de custodia, como SIAR, ofrece:
- Estanterías metálicas técnicas
- Controles biométricos de acceso
- Monitoreo 24/7
- Ambientes regulados sin humedad
- Personal especializado en gestión documental
- Inventario, trazabilidad y control total de cada caja
- Acceso controlado bajo solicitud o ticketing
Este proceso garantiza seguridad física, continuidad operativa y conservación documental a largo plazo.
Principales dolores que resuelve la custodia documental
Las empresas suelen desconocer los riesgos que implica conservar sus archivos en espacios inadecuados. Estos son los problemas más frecuentes que la custodia elimina de raíz.
1. Falta de espacio
Oficinas saturadas, pasillos llenos de cajas, bodegas improvisadas…
- Reduce el espacio operativo
- Afecta la movilidad y seguridad del personal
- Limita el crecimiento físico de la empresa
La custodia libera metros valiosos que pueden destinarse a actividades productivas.
2. Riesgos de pérdida o robo de información
Cuando las cajas están a la vista de todos:
- Cualquier empleado puede tomar una carpeta
- No existe trazabilidad
- Se pierde el control sobre documentos sensibles
Con custodia profesional, el acceso es biométrico, restringido y auditable.
3. Plagas y humedad
Las bodegas no diseñadas para archivo generan:
- Hongos y bacterias
- Mal olor
- Insectos y roedores
- Daño progresivo del papel
Estos riesgos se agravan cuando los documentos permanecen años en espacios calientes o húmedos.
4. Accidentes laborales
Apilar cajas sin técnica ni estabilidad puede provocar:
- Caídas y golpes
- Lesiones en pies, piernas o espalda
- Riesgos biológicos graves
Existen casos documentados donde la mala manipulación de documentos contaminados ha causado infecciones oculares y riesgos biológicos graves.
Un archivo desordenado es un riesgo silencioso para cualquier empresa.
Beneficios de tercerizar la custodia documental
La custodia no solo "guarda cajas": transforma la manera como la empresa gestiona la información.
Mayor seguridad
- Controles biométricos
- Monitoreo permanente
- Accesos autorizados
- Trazabilidad de cada movimiento
Tus documentos quedan protegidos contra pérdida, manipulación indebida o robo.
Ahorro de espacio
Liberas áreas que puedes usar para:
- Estaciones de trabajo
- Operación y producción
- Equipos especializados
- Expansión del negocio
Un metro cuadrado en oficina es costoso; una caja archivada ahí, aún más.
Reducción de costos
Menos gastos en:
- Reprocesos y reimpresiones
- Búsqueda de documentos
- Multas normativas
- Pérdida de información
La custodia previene riesgos que pueden resultar millonarios.
Mejor organización
Cada caja se almacena:
- Clasificada y rótulada
- Inventariada digitalmente
- Ubicada en estanterías certificadas
Esto acelera la recuperación de documentos y garantiza orden total.
¿Qué empresas necesitan custodia documental?
La custodia es ideal para organizaciones que generan grandes volúmenes de papel o que manejan información crítica.
Clínicas y Hospitales
Historias clínicas y documentación sensible que requiere confidencialidad máxima y acceso controlado.
Empresas Industriales
Registros de mantenimiento, calidad y producción con validez legal a largo plazo.
Universidades
Expedientes académicos, administrativos y de investigación que deben conservarse por décadas.
Entidades Gubernamentales
Archivos de ley, documentación pública y registros con valor histórico.
Empresas con alto volumen
Contratos, contabilidad, expedientes laborales y documentación administrativa.
Organizaciones con auditorías
Empresas que requieren control de riesgo y trazabilidad documental completa.
Cualquier empresa que necesite seguridad, orden, accesibilidad y cumplimiento se beneficia de la custodia documental.
¿Vale la pena la inversión en custodia?
Compara los dos escenarios:
Sin Custodia Profesional:
- Espacio de oficina ocupado (alto costo por m²)
- Riesgo constante de pérdida o daño
- Tiempo perdido en búsquedas
- Posibles multas por incumplimiento
- Riesgos laborales y sanitarios
Con Custodia SIAR:
- Espacio liberado para actividades productivas
- Seguridad garantizada con controles biométricos
- Acceso rápido a documentos digitalizados
- Cumplimiento normativo asegurado
- Protección total contra plagas, humedad y robos
La custodia documental no se trata solo de guardar documentos: es proteger la continuidad operativa de tu empresa.
"Al trasladar nuestro archivo a SIAR liberamos una oficina completa y eliminamos problemas de humedad y plagas. La búsqueda de documentos pasó de días a minutos."
- Cliente Satisfecho¿Listo para recuperar tu espacio y tranquilidad?
Si estás perdiendo espacio, dinero y tiempo, es el momento de delegar esta responsabilidad en manos expertas.
Podemos ayudarte a estimar cuántas cajas deberías trasladar y qué tipo de custodia necesita tu organización.