¿Guardas archivos en tu oficina?

Descubre por qué esta práctica expone a tu empresa a riesgos legales, de seguridad y salud laboral

El archivo que parece inofensivo… hasta que empieza a costarte caro

En la mayoría de las empresas, el archivo físico no se cuestiona. Simplemente está ahí. Cajas acumuladas, archivadores llenos, cuartos que dejaron de ser funcionales y se convirtieron en depósitos de papel.

El problema es que lo que se normaliza, deja de analizarse. Y guardar archivos en la oficina es una de las prácticas más subestimadas en términos de riesgo empresarial.

No se trata solo de desorden. Se trata de seguridad, cumplimiento normativo, salud laboral y continuidad operativa.

Seguridad de la información: cuando el archivo queda demasiado expuesto

El riesgo no es el papel, es la falta de control

Cuando los documentos están dentro de la oficina, el acceso suele ser informal:

Carpetas que pasan de mano en mano
Documentos que se quedan sobre escritorios
Expedientes que se "prestan" sin registro

Esto rompe cualquier principio básico de seguridad de la información. La información confidencial, laboral, financiera, contractual o legal, queda expuesta a:

Pérdidas
Robos
Alteraciones
Uso indebido

Y lo más grave: sin trazabilidad.

Riesgos legales: cuando el archivo no cumple su función probatoria

El archivo no solo debe existir, debe estar en condiciones

Muchas empresas descubren demasiado tarde que sus documentos:

Están deteriorados
No son legibles
No cumplen condiciones de conservación
No pueden usarse como soporte legal

Los riesgos del archivo físico aparecen con fuerza durante:

Auditorías internas o externas
Inspecciones de entidades de control
Procesos judiciales o arbitrajes
Requerimientos de entes reguladores

Un documento mal conservado es, legalmente, un documento débil.

Riesgos para la salud y seguridad laboral

El archivo también impacta a las personas

El papel acumulado genera ambientes propicios para:

Hongos y bacterias
Polvo y ácaros
Plagas (roedores, insectos)
Malos olores

A esto se suman riesgos físicos por:

Cajas mal apiladas (riesgo de caída)
Pasillos reducidos (dificultad de evacuación)
Espacios improvisados (falta de orden)
Mala ventilación e iluminación

Guardar archivos en la oficina puede convertirse en un riesgo laboral real, no en una simple incomodidad.

Custodia de documentos: prevenir en lugar de reaccionar

La solución profesional para eliminar los riesgos del archivo en oficina

Control total de accesos

Acceso biométrico restringido
Registro de cada consulta
Solicitudes formales por ticketing
Traza completa de movimientos

Conservación técnica garantizada

Ambientes controlados (temperatura, humedad)
Estanterías metálicas especializadas
Protección contra incendios e inundaciones
Materiales de conservación normativos

Cumplimiento normativo asegurado

Cumplimiento AGN y MinTrabajo
Tablas de retención documental
Preparación para auditorías
Validez probatoria garantizada

La custodia de documentos profesional permite:

Controlar accesos de forma segura
Garantizar conservación técnica adecuada
Cumplir la normativa vigente
Proteger la información crítica del negocio
Eliminar riesgos innecesarios en la oficina

"Desde que trasladamos nuestro archivo a custodia profesional, no solo liberamos un espacio valioso, sino que eliminamos las preocupaciones por seguridad y cumplimiento. Ahora sabemos que nuestros documentos están verdaderamente protegidos."

- Cliente Satisfecho

¿Estás asumiendo riesgos innecesarios?

Guardar archivos en la oficina parece una solución práctica…
hasta que se convierte en un problema serio.

La custodia de documentos no es un lujo: es una decisión de gestión del riesgo.

Evalúa los riesgos de tu archivo físico

Solicita una evaluación gratuita de los riesgos que tu empresa está asumiendo al guardar documentos en la oficina.